生徒の個人情報Ｑ＆Ａ
- 斡旋事業を外部業者に委託する場合の個人情報提供はどうすればいいのでしょうか？
- いざという時のために緊急連絡網は配布したい
- 特定の学生への連絡事項を掲示板で行えるか？
- 保険証のコピーを取得する際に注意すべきことは？
- 成績表を保護者宛に送付することに問題は？
- 入学試験の合格者の氏名や受験番号を掲示板に掲示することは問題ないでしょうか？
- 校内実力テストや全国模試の成績と受験した大学全ての合否一覧表を作成配布できるか？
- 学生からの調査書等の開示請求への対処は？
- 教職員がテスト採点や成績評価の仕事を自宅に持帰ることについて
- 学内で撮影した学生の顔が写っている写真をパンフレットに載せたい
１．斡旋事業を外部業者に委託する場合の個人情報提供方法
入学者に対して、学生アパートの斡旋事業を外部の業者に委託しています。それらの委託業者に個人情報を提供するにはどうすればいいのでしょうか？
個人情報保護法には「個人情報の取扱いを委託する場合には、個人情報の第三者への提供とはならず、本人の同意等は不要である」とありますが、これは外部の業者へ業務委託する場合、常に自由に個人情報を委託・提供できることではありません。あくまでも「利用目的の達成に必要な範囲内で」のことです。
したがって、このような場合は、入学者の個人情報を外部の業者に提供することは認められません。しかし、学校法人が学生へのアパート斡旋制度を設けていて、それに学生が自ら申し込みをしてきた場合に、斡旋業者にその個人情報を提供することは、「利用目的の範囲内」であり、問題はありません。
２．いざという時のために緊急連絡網は配布したい
クラス名簿の配布を廃止しましたが、いざという時のために緊急連絡網は配布したいのですが。
個人情報保護法の施行によって、クラス名簿や緊急連絡網を廃止している学校法人も多く聞きます。個人情報保護法は、学生用住所録や連絡網の作成、配布を禁止するものではありません。しかしながら、クラス名簿や緊急連絡網を学生に配布するという行為は、個人情報の第三者への提供に該当します。個人情報を第三者へ提供する場合の注意点をふまえて、適切に利用していけばよいと思います。
- 配布する前に、学生（未成年の場合は保護者）の同意を得ておくこと。
- 同意しない学生がいる場合は、その学生の個人情報を削除して作成、配布すること。
- 配布後も安全管理が図られるよう学校側で指導すること。（住所録を第三者へ譲渡したり、内容を第三者に教えたりしないこと等）
３．特定の学生への連絡事項を掲示板で行えるか？
学生課から特定の学生に連絡事項がある場合に、掲示板で通知することは問題になるのでしょうか？
特に大規模の大学などでは、学籍番号・学部・氏名などで個人を特定し、学校側から呼び出しをしたり、履修科目の追試の連絡等をしたりすることはこれまで当たり前として行われてきたことだと思います。掲示板は学校側と学生の連絡手段として使われてきました。
しかし、掲示板は個人情報の第三者への提供ということになり、今後学校側で利用を検討すべき重要な問題です。入学時のガイダンスなどで、必要があるときは掲示板によって学籍番号・氏名等を貼り出し通達することがあること、そのような通達をやめてほしい学生はあらかじめ申し出ることなどを説明するなどで対処していくのがよいでしょう。また、必要以上の個人情報は掲示しないようするべきです。
４．保険証のコピーを取得する際に注意すべきことは
修学旅行などで保険証のコピーを取得する際に注意すべきことはどんなことでしょうか？
個人情報の利用目的を事前に明示しなければなりませんので、「健康保険証のコピーは、旅行中に体調不良や怪我等で病院に搬送した際に、健康保険証の適用を受けられるように、病院に提示するために利用します。」と通知し、修学旅行等終了後、すみやかにとったコピーを返還したり、確実に破棄するなどの措置をとりましょう。
５．成績表を保護者宛に送付することに問題は？
成績表を保護者宛に送付することに問題はありませんか？
学生の保護者といえども、学校側と当該学生との関係では第三者に該当します。そのため、原則として事前に同意を得ておく必要があります。
学生が成年の場合
学生本人が同意、不同意の意思表示をすれば、それは確定的なものになります。学生が不同意の意思表示をした場合は、成績表を保護者に送付することはできません。
学生が未成年の場合
未成年者の場合でも、学生本人が同意、不同意の意思表示をすることはできますが、保護者による未成年者の行った行為の取消し権を行使するという可能性があるため、未成年者本人が行った意思表示は不確定なものです。明確にさせたいのであれば、保護者から同意を得ておけばよいと思います。 ほとんどの場合、入学時には未成年であることが多いため、入学時に保護者に対して同意を得ていれば、学生が成年に達したときも、あらためて学生本人から同意を得る必要はありません。 学生の成績を送付することは、それも学生の成績の利用目的の一つとなりますので、利用目的を通知する際には、そのことも明記して通知しておく必要があります。
６．入学試験の合格者の氏名や受験番号を掲示板に掲示することは問題ないでしょうか？
入学試験の合格者の氏名や受験番号を掲示板に掲示することは問題ないでしょうか？
氏名はもちろんのこと受験番号も個人情報となります。掲示板に掲示するという行為は第三者への提供になりますので、本人の同意が必要です。したがって、出願時に同意を求めておく必要があります。同意の方法は、掲示を拒否する場合は申し出ることというような感じでも構いません。
７．校内実力テストや全国模試の成績と受験した大学全ての合否一覧表を作成配布できるか？
高校の進路指導で、高校時の校内実力テストや全国模試の成績と受験した大学全ての合否を一覧表にして、下級生に配布していますが注意点は何でしょうか？
これらの資料は匿名になっており、試験結果等が具体的にどの生徒のものか完全に判別できない状態になっていれば配布は自由です。しかし、学内の生徒から見れば、実際にどの学生のものかわかることが多いのが実情です。そうなるとこの資料は個人情報に該当することになります。やはり、在学中に進路指導の資料として使う旨を事前に説明し、同意を得ておく必要があります。
８．学生からの調査書等の開示請求への対処は？
学生からの調査書等の開示請求にはどのように対処すべきでしょうか？
学生が調査書等自己の個人情報を開示するよう請求してきた場合、学校法人は次の場合を除き、これに応じる必要があります。
- 当該学生本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当該学校法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 法令に違反することとなる場合
内申書・指導要録の開示をめぐる問題は、個人情報保護法施行以前から地方公共団体に公文書公開条例や個人情報保護条例が制定されていた関係から、これまで争われてきました。それぞれの判例を見ても、この問題については確定した判断は出ていない状態です。調査書・指導要録の開示請求の問題が生じたときには、過去の判例を勘案し、適切に判断をしていただきたいと思います。
９．教職員がテスト採点や成績評価の仕事を自宅に持帰ることについて
教職員がテストの採点や成績評価を自宅に持ち帰って行うことは可能でしょうか？
個人情報保護法は、個人情報の漏洩、滅失又は棄損の防止、その他の個人情報の安全管理のための措置を講じること、従業者に個人情報を取り扱わせるに当たって、その安全管理が図られるよう適切な監督を行うことと規定していますが、具体的にどのような措置をすべきかまでは定めていません。安全管理上、学校外へ個人情報を持ち出すのは禁止するのが望ましいのですが、現実問題として難しいと思いますので、自宅での確実な保管方法、個人情報持ち出しの際は寄り道をしないで直帰するなどの指導をしていくことで対処していくべきでしょう。
10．学内で撮影した学生の顔が写っている写真をパンフレットに載せたい
学内で撮影した学生の顔が写っている写真をパンフレットに載せる場合、その写真も個人情報となるのでしょうか？
顔の画像も特定個人を識別できる場合、個人情報に該当します。また、肖像権の問題もありますので、パンフレット等に載せる場合には本人の許可が必要です。許可を得るのは、パンフレット等の作成時でも構わないのですが、全ての写真に写っている一人一人を探して全員から許可を貰うのは大変な作業です。したがって、入学時の誓約書にその旨を明記しておくのがよいでしょう。もちろん、個人情報ですので、それ以外の目的に勝手に使うことはできません。
